Autonome en overige financiële ontwikkelingen

Legesopbrengsten
De leges zijn ten aanzien van de nieuwste trends van bevolkingsgroei en spreiding in aanvraag herrekend, met als consequentie dat in de jaren 2025 (€ 172.078), 2026 (€ 1.251) en vanaf 2028 (€ 110.102) minder leges dan begroot worden opgehaald. In 2027 verwachten we juist een piekjaar (€ 236.453) op met name reisdocumenten, waarin het financieel effect ten opzichte van de huidige begroting positief zal zijn.

Personele ontwikkelingen
De afgelopen tijd is bij Burgerzaken onderzocht hoeveel capaciteit nodig is op basis van verwachte werkvoorraad en verwerkingstijd. Het verkregen inzicht heeft ertoe geleid dat voor wat betreft de inzet van regulier personeel, deze inzet structureel lager is dan begroot. Hier is dan ook sprake van een voordeel voor de algemene middelen, zoals getoond in de eerste rij in onderstaande tabel. Mochten er onvoorziene tegenvallers zijn, zoals ziekteverzuim en onverhoopte afname van productiviteit, dan kan dit worden opgevangen in het begrote structurele inhuurbudget. Omdat er steeds meer wettelijke eisen gesteld worden door het Rijk, is de wisselwerking tussen voldoende kwantitatief en kwalitatief personeel in combinatie met de inzet van betrouwbare technologie een must. Op het moment dat uit jaarlijkse evaluaties/verantwoordingen volgt dat we hieraan niet voldoen, kunnen sancties volgen.

Ten behoeve van de inzet van capaciteit specifiek voor de paspoortpiek is tot en met 2027 in de begroting een bedrag van € 555.000 opgenomen. Ook deze inzet is geactualiseerd en dit leidt in de eerste jaren tot een voordeel voor de algemene middelen. Vanaf 2028 wordt dat een nadeel, omdat vanaf dat jaar geen middelen meer voor de piek zijn begroot. We verwachten wel dat de paspoortpiek vanaf 2028 afneemt ten opzichte van het niveau in de jaren 2025-2027. We houden er echter rekening mee dat die afname wordt gecompenseerd door een toenemend aantal aanvragen als gevolg van een stijgend inwoneraantal. Door de toename zullen deze middelen die nodig zijn voor de piek langzamerhand steeds meer regulier worden, omdat met het reguliere personeel dan het tegen die tijd hogere aantal inwoners dient te worden geholpen. Voor de vergelijking met de jaren tot 2028 is dit in onderstaande tabel nog wel apart weergegeven.

Daarnaast is het nodig om ook te voldoen aan wettelijke vereisten van hardware op de afdeling Burgerzaken. Hiermee worden de vervanging van onder andere kluizen en andere hardware bedoeld, waarvoor een gemiddeld jaarlijks structureel budget van € 30.000 nodig is.

Doorontwikkeling
Eind 2024 is besloten om de doorontwikkeling van de afdeling Burgerzaken met de huidige focus te stoppen. Er is een korte termijn plan 2025 uitgewerkt dat de basis moet vormen voor het structurele plan vanaf 2026. Doordat de voortgang is vertraagd, is het niet meer haalbaar om de doorontwikkeling in 2025 af te ronden en is voor 2026 een aanvullend, incidenteel budget nodig. Doorontwikkeling in samenspel van menskracht en digitalisering blijft onze continue aandacht houden, ook na 2026 als de eerste digitaliseringsslag van onze processen Burgerzaken in 2026 is afgerond. Er worden steeds meer wettelijke eisen gesteld door het Rijk die dienen te zorgen dat onze bedrijfsprocessen kwalitatief en kwantitatief voldoende robuust en betrouwbaar zijn. Op het moment dat uit jaarlijkse evaluaties/verantwoordingen volgt dat we hieraan niet voldoen, kunnen sancties volgen. Dit vraagt om grip op processen en de wisselwerking met beschikbare technologie. Voor de borging zijn nog geen structurele middelen opgenomen in de begroting. Ons voorstel is:

Onder de incidentele kosten voorzien we inzet van een projectmanager en een procesanalist. Structureel is de inzet van een medewerker proces & optimalisatie en de tijdsinzet van medewerkers (procesverantwoordelijken) die hiervoor niet beschikbaar zijn voor reguliere taken, vereist.   

Doorontwikkeling digitale dienstverlening

De trend om onze digitale dienstverlening (zowel intern als extern) te verbeteren en meer papierloos te werken zetten we voort. We optimaliseren verder onze digitale dienstverlening, van digitale aanvraag tot papierloze afhandeling, waarbij we in lijn met de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (Wmebv) onze inwoners informeren vanuit de Berichtenbox MijnOverheid of MijnOmgeving. We hebben al grote stappen gezet en willen deze vooruitgang verder doorzetten voor al onze producten en diensten.

Daarbij willen we ook stappen zetten in het creëren van een naadloze en consistente inwonerervaring over alle kanalen heen, of het nu online, per telefoon, of aan de balie is. In een hackaton hebben we reeds beproefd om dossierinformatie over een schuldhulpverleningstraject op basis van common ground principes toegankelijk te maken voor inwonercontact medewerkers. Zodoende kunnen ze direct helpen tot waar het wenselijk is, zonder door te verwijzen en extra stress voor inwoners te creëren. We willen dit principe nader in praktijk brengen.

Voor kwalitatieve, transparante en efficiënte dienstverlening is procesgericht werken en monitoring essentieel en een sleutel voor succes. Door inzichten uit monitoring en procesmatig te werken zijn we in staat sneller mee te bewegen op veranderingen, prioriteiten te stellen en continu te verbeteren. Structurelere ondersteuning op gebied van processen en monitoring is daarbij noodzakelijk om blijvend tot slimme oplossingen te komen.

In het kader van efficiënt werken, digitaliseren onze akten burgerlijke stand, daarbij zorgen we voor dat akten voor medewerkers tijd en plaat onafhankelijk vindbaar en toegankelijk zijn, zodat deze ter dienstverlening snel gebruikt kunnen worden of aangeleverd bij andere gemeente. Bij de inrichting houden gaan we niet alleen uit van huidige akten, maar ook nieuwe aanwas.

Bij de ontwikkelingen van dienstverlening kijken we ook naar de mogelijkheden om op een verantwoorde manier kunstmatige intelligentie (AI) in te zetten. AI kan zorgen voor meer inclusieve dienstverlening, bijvoorbeeld door automatische vertalingen, transcripties en spraakherkenning aan te bieden, zodat inwoner met een taalbarrière makkelijker toegang hebben tot onze diensten.

Er is voldoende capaciteit voor beheer en instandhouding, echter geen ruimte voor continu veranderingen doorvoeren op de digitale dienstverlening. Benodigd om dat structureel zelf te kunnen doen vraagt om middelen voor de continue werkzaamheden om de digitale dienstverlening (technisch) te realiseren en te onderhouden.

Autonome technologische ontwikkelingen ICT-landschap

Ontwikkelingen ICT en informatieveiligheid
Om goede en veilige dienstverlening richting inwoners en bedrijven te kunnen blijven leveren, is ICT voor de gemeente steeds meer van cruciaal belang. Het ICT landschap verSaaSt, wat inhoudt dat steeds meer applicaties naar de cloud gaan. Deze transitie wordt grotendeels bepaald door ICT leveranciers die hun diensten alleen nog via de cloud aanbieden. Hierin moeten wij meebewegen op onze ICT-infrastructuur en personele capaciteit. Daarnaast hebben wij de concepten van een Informatievisie (I-Visie) en de uitvoeringsstrategie (I-Agenda) opgesteld waarin een vertaalslag is gemaakt van de gemeentelijke ambities en hoe we dit kunnen realiseren. De uitvoeringsagenda moet daarin ook een meerjarige financiële vertaling gaan geven voor de begrotingen van de komende jaren.
De wereld om ons heen verandert in rap tempo. We zien dat technologische ontwikkelingen zoals quantum computing en artificial intelligence (AI) razendsnel gaan. Dit biedt ons kansen, maar levert ook dreigingen op. Met beide willen we goed omgaan. Ook zien we dat de geopolitieke situatie verandert. Dreigingen nemen toe – cybercriminaliteit treft ook steeds vaker (semi)overheden. Europese en landelijke wetgeving verandert hierin mee en de eisen die worden gesteld aan overheden worden fors opgeschroefd. Het is hierdoor noodzakelijk om continu te blijven investeren in een veilige en solide ICT omgeving en om daarnaast ook te investeren in procesmanagement en -kwaliteit.
Om te kunnen anticiperen op de razendsnelle ontwikkelingen, en om te voorkomen dat er jaarlijks losse knelpunten aan de raad moeten worden voorgelegd, is het van belang om een variabel budget voor ICT en informatieveiligheid vast te stellen. Hierdoor kunnen we snel inspelen op actualiteiten om daarmee de dienstverlening op een veilige wijze te kunnen continueren. In aanloop naar de begroting volgt er een meer uitgewerkt voorstel inclusief concreet voorgesteld variabel budget.

Meerkosten migratie applicaties naar de cloud
In 2025 wordt er door de ICT-afdeling van De Connectie een plan gemaakt voor de migratie van de onpremise technologie naar de cloudtechnologie. Noodzakelijk omdat vrijwel alle leveranciers hun software alleen nog maar voor de cloud ontwikkelen en gaan leveren. Dit is een complexe exercitie omdat we enerzijds minder techniek lokaal nodig hebben (en daaraan dus ook minder kosten hebben) maar anderzijds meer cloudtechniek zullen moeten afnemen (toename in de kosten daaraan). De gehele operatie zal meerdere jaren in beslag nemen en daarbij is ook het tempo van de leveranciers medebepalend.

Hoe dit meerjarig financieel zal uitpakken is nog onduidelijk en onzeker (daar moet het plan het beeld voor gaan geven). De verwachting is wel dat dit in 2026 tot meerkosten zal leiden omdat er dan een aantal zeer grote applicaties naar de cloud zullen gaan. De meerkosten kennen een omvang van € 500.000. Die meerkosten zijn dus niet voor planvorming maar voor uitvoering. In de jaren erna is er ook sprake van vrijvallende investeringsruimte (door minder onpremise technologie) bij de ICT-afdeling van De Connectie die in samenhang gezien moet worden met de meerkosten van cloudgebruik. In het plan zal dat zichtbaar moeten worden. Het kan dus wel zo zijn dat er in 2027 en verder ook een toename van kosten zal zijn, maar dat is op dit moment nog onzeker.

Informatieveiligheid & Privacy

In 2022 is besloten om te investeren op gebied van informatieveiligheid en privacy omdat we niet voldeden aan de wettelijke vereisten vanuit de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). We hebben dit onafhankelijk laten toetsen wat deed beeld bevestigde. Destijds is besloten om qua budget- en formatieaanvraag onder het externe advies te zitten, om rekening te houden met het absorptievermogen van de organisatie. Bestuurlijk is destijds al aangegeven dat het mogelijk zou zijn dat er in een later stadium alsnog een uitbreiding aangevraagd zou worden. De destijds aangevraagde budgetten zijn aangewend voor de noodzakelijke bezetting van verplichte functies en voor de programmatische aanpak van de achterstanden.

De afgelopen jaren hebben we mooie stappen gemaakt. Gelijktijdig hebben we gemerkt dat zowel de lijnorganisatie als programmaorganisatie tegen grenzen aanlopen terwijl de doelstelling van voldoen aan wet- en regelgeving nog niet was behaald. Dit kwam enerzijds doordat er in de domeinen ‘nieuw’ (eerder onbekend) werk opgehaald werd en anderzijds doordat de vraag in de organisatie naar ondersteuning op vlak van Informatiebeveiliging & Privacy (IB&P) toenam door groeiend bewustzijn.

Opgemerkt dient te worden dat de wereld om ons heen de afgelopen paar jaar ook fors is veranderd. Het huidige dreigingsbeeld en de zichtbaarheid van de vele incidenten in ons land, waarbij ook (semi)overheden getroffen worden, maakt duidelijk dat een verdere investering in informatieveiligheid en privacy noodzakelijk is om ons te wapenen tegen de risico’s (zie eveneens de risicoparagraaf).

De aangevraagde budgetten zijn benodigd om noodzakelijke stappen te zetten op het pad naar compliance aan wet- en regelgeving. Om de producten vanuit het programma te verankeren in de organisatie en om achterstanden in te lopen, moet structureel worden geïnvesteerd in zowel technische beveiliging, als procesoptimalisatie en formatie. Projecten lopen over de as van Bedrijfscontinuïteit, Identity and Access Management, Privacy en Kwaliteitsmanagementsysteem Informatieveiligheid.

Wet- en regelgeving breidt steeds verder uit, waardoor er de komende jaren veel op de organisatie af komt. Ook met de nu opgenomen budgetten is het nodig om deze verplichte implementaties te temporiseren waarbij het uitgangspunt (voldoen aan wet- en regelgeving en het beheersbaar maken van de risico’s) op termijn overeind blijft. Ook is er sprake van onzekerheden die nog niet financieel vertaald kunnen worden. Dit omvat onder andere de effecten uit de gemeentebrede risicoanalyses en IT-disaster recovery. De structurele impact hiervan zal gedurende het traject inzichtelijk worden gemaakt.

Kwaliteitsborging informatiebeheer

Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een overheidsorganisatie. De ontwikkeling van digitaal werken en digitale dienstverlening verloopt in een hoog tempo. Tegelijkertijd hebben overheden moeite om hun informatiebeheer op orde te krijgen. Het aantal wetten en regels rondom informatie nemen toe waardoor overheden onder druk worden gezet om hun informatiebeheer op orde te krijgen, zoals wetgeving die bepaalt dat overheidsinformatie herbruikbaar moet zijn en veel sneller openbaar en beschikbaar moet zijn voor het publiek. Dit stelt hoge eisen aan informatieverwerking en informatiebeheer.

Het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem voor informatiebeheer levert een belangrijke bijdrage aan het verbeteren van de bedrijfsvoering, een goede dienstverlening aan burgers, bedrijven en een open en transparante overheid, het mogelijk maken van een reconstructie van ons handelen en doen van (historisch) onderzoek en zorgt ervoor dat we aan onze wettelijke verplichtingen voldoen. Voor de borging, onderhoud, implementatie, controle en naleving is capaciteit benodigd:

• Ontwerpen kaders en richtlijnen die onderdeel zijn van het kwaliteitssysteem, implementatie en onderhoud.
• Afstemming met diverse disciplines binnen de organisatie die verantwoordelijk zijn om onderdelen van het kwaliteitssysteem op te leveren, te implementeren en te onderhouden.
• Zorgen dat de “audit cyclus”/ PDCA cyclus ten aanzien van het kwaliteitssysteem wordt uitgevoerd.

Uitvoering Wet open overheid (Woo)

Bij de invoering van de Wet open overheid (WOO) is voor 2024 en 2025 tijdelijk budget toegekend van € 400.000 respectievelijk € 250.000 uitmondend in een structureel budget van € 100.000 vanaf 2026. Het implementatiebudget is toereikend gebleken, maar structureel is €180.000 benodigd. Ten opzichte van het huidige jaar is er profijt van de nieuwe anonimiseringssoftware, waardoor het lakken zelf makkelijker gaat en er minder wordt uitbesteed. Wel is het aantal WOO-verzoeken gestegen (van 94 in 2023, naar 114 in 2024) en de uitvoering van WOO-verzoeken voor zowel de vakafdeling als het ondersteuningsteam blijft arbeidsintensief. Met een totaalbudget van € 180.000 kunnen zowel de goede kwaliteit en de betere doorlooptermijnen gehandhaafd worden.

Officiële Bekendmakingen van verordeningen e.d. betreft een complexe taak met een hoog risicoprofiel. Deze werkzaamheden worden daarom uitbesteed bij het enige gespecialiseerde bureau in Nederland, waarvoor de kosten ongeveer € 20.000 per jaar bedragen. Dit is in lijn met alle andere grotere gemeenten.

Efficiency taakstelling organisatie

In de Perspectiefnota 2025 zat een groot aantal bezuinigingen. Afgesproken is dat de ambtelijke organisatie daarin ook een aandeel neemt door efficiënter te werken. Die opgave is inmiddels uitgewerkt met voorstellen die passen in de lopende organisatieontwikkeling. In 2023 is die gestart met het organisatieprogramma LWAA (Lekker Werken aan de Ambities van Arnhem). Daaruit is ook de organisatievisie OPO voortgekomen (Opgavegericht werken, Professional centraal en Ongedeelde organisatie) die begin 2024 is vastgesteld. Die visie maakt dat we effectiever gaan werken met meer werkplezier, maar op onderdelen ook efficiënter. Zo gaan er onder meer efficiencyvoordelen ontstaan door het organisatiebreed programmeren van opdrachten en projecten (opgavegericht werken); het vaker benoemen van een behandelaar met integraal mandaat (professional centraal) en snellere besluitvorming bij dilemma’s tussen beleidsvelden of tussen beleid en uitvoering (ongedeelde organisatie). Naarmate we onze activiteiten preciezer afstemmen en beter organiseren op de vragen en problemen in de stad kunnen we gerichter en effectiever werken. Naarmate we de fasen en bijdragen in projecten intern beter afstemmen, ontstaat minder frictieverlies.

Deze effecten zijn toegedeeld naar de verschillende clusters en ingeboekt met ingang van 2027, zodat in de aanloop daarheen de verschillende maatregelen kunnen worden ingevoerd en de krimp via natuurlijk verloop kan worden opgevangen.